L’application de demande de déplacement digitalisée permet aux collaborateurs de soumettre des demandes de déplacements dans le cadre de leurs activités professionnelles. Un numéro de référence unique au dossier est généré à chaque demande.
Les atouts de l’application
L’application permet dans un premier temps d’identifier l’utilisateur connecté ainsi que l’organisation à laquelle il appartient. Les métadonnées utilisateurs sont automatiquement chargées, par exemple : Numéro de téléphone, Responsable, service auquel appartient l’utilisateur connecté.
Dans le cadre d’un déplacement, l’utilisateur peut associer plusieurs équipiers sur une seule demande. Il s’agit alors d’un déplacement à plusieurs. Cette option permet d’identifier les collaborateurs à partir d’une liste déroulante avec option de recherche. Une partie “Commentaires” est disponible pour évoquer les raisons du déplacement.
Nous retrouvons alors les sections qui permettent de détailler le déplacement :
– Transport
– Hébergement
– Planning
Les différentes sections de la demande permettent au service de déplacement de recueillir l’ensemble des informations nécessaire à la planification du déplacement. Une notification mail s’adresse au service avec tous les détails du déplacement. Le responsable de l’initiateur reçoit une notification par mail à titre informatif.
Le service a donc le choix de valider la demande, rejeter la demande ou envoyer pour modification. Dans tous les cas, l’initiateur s’informe par mail pour prendre connaissance des retours du service.
L’application digitalisée fournit aussi des rapports aux différents acteurs du processus.
- D’abord, un rapport utilisateur fournit l’ensemble des informations, sur les demandes envoyées aux services avec les différents statuts : Acceptée, Refusée ou En attente de validation.
- Puis, un rapport brouillon permettant à l’utilisateur de retrouver ses demandes enregistrées sous format brouillon.
- Finalement, un rapport Administrateur dédié au service déplacement, ce rapport permet de visualiser toutes les demandes qui s’adressent au service. Il permet notamment d’appliquer des filtres.
Une option validation en masse est également disponible pour fluidifier le processus.
Softyflow, en tant que plateforme No-code, permet de générer des applications métiers sur mesure qui répondent aux différentes problématiques métiers. Nous adressons via cette description, des cas d’usage déjà configurés pour le client final.
L’application de demande de déplacement a permis au Client Finale de supprimer le papier, tracer les différentes demandes, notifier le personnel et fluidifier le processus au niveau groupe.
