Définition de non conformité
La non conformité (NC) se produit lorsqu’un produit, un service, un processus ou une opération commerciale ne répond pas aux exigences. Ces exigences peuvent être définies par des organisations externes ou propres à l’organisation elle-même.
Les exigences sont souvent fixées pour répondre à certaines normes afin d’éviter les risques, les échecs et les coûts. Lorsque l’activité d’une organisation ne répond pas à une exigence, on parle de non conformité.
Les mots qui sont liés à la non conformité sont : non conformité, anomalie, déviation et non-compliance. Par conséquent, dans votre secteur d’activité ou votre organisation, le mot que vous utilisez pour désigner la non conformité peut être différent.
Par exemple, lorsqu’un produit est conçu, il est accompagné d’exigences et de spécifications définies. Ceux-ci doivent être respectées pour garantir que la livraison finale est conforme aux objectifs. Et aux normes définis par l’entreprise ou l’organisation. Lorsqu’une entité de fabrication construit un produit et que sa déclaration contredit les spécifications et exigences réelles de ce produit, cela peut être considéré comme une non conformité. En ce sens, l’organisation n’aura pas respecté les normes spécifiées au cours du processus de fabrication du produit.
Le non-respect des exigences telles que les spécifications, les normes et les directives peut entraîner la livraison d’un mauvais produit. La non conformité peut également accroître les risques et les responsabilités de l’organisation,. Car, elle peut se manifester par des erreurs de produit, des configurations erronées, des dysfonctionnements et affecter l’expérience de l’utilisateur final.
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Types de non conformité
Il existe essentiellement deux types de non conformité :
La non conformité mineure
Une non conformité mineure se produit à une échelle relativement petite et n’a pas d’impact sur l’ensemble de l’organisation. Ce type de non conformité a donc des conséquences limitées et est très facile à résoudre. Par exemple, des modifications mineures de la documentation du produit peuvent se considérer comme une conformité mineure. Cela pourrait rapidement se corriger en mettant à jour la documentation pertinente.
Une non conformité mineure n’est généralement pas un gros problème et peut facilement se rectifier. Cependant, si elles ne sont pas vérifiées, les non conformités mineures peuvent faire boule de neige et devenir majeures. Il est donc important que les organisations disposent de systèmes et de processus pour identifier et corriger les non conformités mineures avant qu’elles ne deviennent majeures.
La non conformité majeure
Une non conformité majeure affecte largement l’ensemble de la production ou du flux de travail de l’organisation. Les problèmes qui découlent d’une non conformité majeure peuvent avoir un impact considérable sur le produit final. Un exemple de non conformité majeure est la fourniture de produits non testés. Ou l’apport de modifications non officielles et non approuvées à la production, sans documentation ni suivi de ces modifications.
Une non conformité majeure peut avoir un impact considérable sur la réputation et l’image de marque d’une organisation ou d’une entreprise. Elles sont parfois coûteuses à corriger. Et nécessitent généralement plus d’efforts, de temps et de ressources pour être corrigées par rapport à une non conformité mineure. Il est donc important pour les entreprises de disposer de systèmes et de processus permettant d’identifier et de corriger les non conformités majeures avant qu’elles ne causent de graves dommages.
Conseils pour prévenir la non conformité
Comme le dit le dicton populaire « Mieux vaut prévenir que guérir », il est important d’établir des procédures appropriées et des mesures critiques visant à réduire les cas de non conformité avant qu’elles ne se produisent. Il y a plusieurs étapes à franchir pour y parvenir :
Effectuer une analyse des risques : Il s’agit de la première et de la plus importante étape à franchir pour prévenir la non conformité. En effectuant une analyse des risques, les entreprises peuvent identifier les risques potentiels qui pourraient conduire à la non conformité. Une fois ces risques identifiés, les entreprises peuvent mettre en place des mesures pour les atténuer ou les éliminer. La gestion de vos risques peut également se faire via Softyflow.
Concevoir et adopter un cadre pour le système de gestion de la qualité (QMS). Dans ce cadre, la conception du produit, l’évaluation de la qualité et l’audit approprié sont normalisés et strictement respectés. Et ce tout au long du processus de fabrication du produit et jusqu’au moment où ce produit atteint l’utilisateur final.
Formez les employés aux procédures opératoires normalisées (SOP) suivantes : Les employés de l’entreprise peuvent avoir besoin d’une formation appropriée. Et ce pour acquérir les connaissances et les compétences nécessaires concernant les procédures. AInsi que les exigences et les spécifications définies qui doivent se respecter dans le flux de travail.
Tests et tests itératifs : Avant que le produit ne passe à l’étape finale de la livraison à l’utilisateur final, des procédures de test et de test itératif doivent se mettre en œuvre. Ceci pour éviter les erreurs de configuration, une documentation inadéquate et d’autres erreurs qui pourraient se manifester avant le lancement sur le marché.
Ainsi,
Normes de communication : Il devrait y avoir un canal de communication bien défini. Et ce entre les travailleurs sur le terrain, les gestionnaires et les dirigeants. Cela permettra de s’assurer que tout le monde est tenu au courant des mises à jour, des changements et des exigences à respecter afin d’éviter la non conformité.
Sécurité des documents : Il doit y avoir une procédure claire et bien définie pour la manipulation, le stockage et la récupération des documents. Cela permettra de réduire les risques de confusion, de documents égarés et de versions incorrectes utilisées au cours du processus de fabrication. Un système de gestion des documents peut s’avérer très utile à cet égard.
Évaluez les fournisseurs, les partenaires et les sous-traitants : Les fournisseurs, partenaires et sous-traitants jouent un rôle important. Et ce dans la garantie de la qualité du produit. Il est donc important d’évaluer et de sélectionner avec soin les fournisseurs qui ont l’habitude de fournir des produits et des services de qualité. En outre, ils devront disposer de systèmes et de processus pour signaler, prévenir et corriger toute non conformité éventuelle et être en mesure de communiquer efficacement avec leurs clients.
Établir l’inspection et la responsabilité par la traçabilité : Dès qu’il y a une erreur. Il faut enregistrer, analyser et intervenir. Pour cela, il est essentiel d’identifier ce qui s’est passé. Et les raisons pour lesquelles cela s’est produit : en bref, la traçabilité est nécessaire. Pour y parvenir, les organisations doivent mettre en place des systèmes qui peuvent aider à suivre et à retracer les documents. Ainsi, les actions, les risques, les non conformités et autres éléments de la base de données.
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Identifier les non conformités
Les informations et les aperçus sont précieux car ils aident les organisations à identifier les non conformités et à y répondre par des actions correctives appropriées. Il existe plusieurs façons pour une organisation d’identifier les non conformités, notamment :
Surveillance et examen
Un mécanisme doit être mis en place pour surveiller et examiner les phases de conception, de fabrication, de livraison et d’exploitation. Cela permet d’identifier les domaines à améliorer et d’apporter les changements nécessaires pour prévenir les non conformités.
Utiliser les examens internes
Chaque organisation doit s’évaluer, évaluer ses processus opérationnels et examiner les réactions importantes qui nécessitent une attention particulière. Ce type d’arrangement aide l’organisation à se réinventer pour adopter des systèmes et des processus appropriés conçus pour prévenir les cas de non conformité.
Utiliser des auditeurs internes et externes
L’organisation peut disposer de son propre cadre de gestion de l’assurance qualité. Ceci avec une équipe d’experts qui supervise l’ensemble du processus. Mais pour renforcer la confiance dans l’ensemble de l’écosystème, une inspection et un audit de qualité externe s’impliquent. Pour étudier, donc, le cadre du QMS de l’organisation et sa mise en œuvre.
Comprendre les indicateurs clés de performance
Les indicateurs de performance peuvent être une liste de contrôle des procédures qui doivent être respectées tout au long du flux de travail de l’organisation. Lorsque l’une de ces procédures n’est pas respectée ou lorsque des déviations sont identifiées. Cela peut indiquer une non conformité.
Réclamations et commentaires des clients
Les commentaires des clients permettent de comprendre si un produit donné offre la qualité réelle attendue. Un mauvais retour d’information de la part du client peut être un signal sérieux. Indiquant, ainsi, que quelque chose d’anormal s’est produit quelque part. Soit pendant la procédure de fabrication, soit pendant l’expédition et la manutention du produit.
Traitement des non conformités
En termes simples, une fois que la non conformité s’identifie, elle doit se corriger et le processus ou le produit doit s’améliorer pour éviter l’escalade et la réapparition. Il existe plusieurs tâches qu’une organisation peut accomplir lorsqu’elle traite une non conformité identifiée :
Comprendre la cause du problème
L’équipe d’audit interne du QMS de l’organisation se chargé d’évaluer toutes les procédures et tous les processus établis et de comprendre leur efficacité. Elle étudie les problèmes et comprend ce qui pourrait en être la cause. Par exemple, si les problèmes sont dus à un écart par rapport à la procédure de fabrication requise, cela peut être noté et pris en considération.
L’équipe de l’organisation peut également choisir d’approfondir ses investigations dans ses processus afin de comprendre le problème en profondeur et de manière générale. Le processus d’évaluation peut être nécessaire car il permet d’identifier tous les problèmes et donne à l’organisation une idée précise du type d’action corrective nécessaire pour résoudre le problème en question.
Il existe plusieurs outils que vous pouvez utiliser pour effectuer une analyse des causes profondes, comme le diagramme d’Ishikawa et le principe de Pareto.
Créer un rapport de non conformité
Après le processus d’identification du problème, il est nécessaire de documenter correctement les résultats qui s’associent à la non conformité. Cette documentation peut servir de rapport d’étude et d’analyse qui aide les principaux décideurs à comprendre la gravité de la situation afin qu’ils puissent prendre les mesures nécessaires. La documentation des cas de non conformité implique la rédaction d’un rapport de non conformité (RNC). En règle générale, vous devez respecter une disposition standard du contenu et un formatage standard lors de sa rédaction.
Séparation des produits non conformes
Si l’on découvre que quelques produits ne répondent pas aux normes souhaitées. L’organisation, ainsi, peut décider de les séparer pour une évaluation et une étude plus approfondies. À ce stade, ces produits sont empêchés d’entrer sur le marché. Car ils pourraient être considérés comme impropres à la consommation. L’une des raisons pour lesquelles il peut être important de séparer les produits non conformes est qu’elle aide à comprendre la meilleure façon de rectifier le problème. Les produits non conformes doivent être pris au sérieux. Car toute tentative de compromis peut entraîner des conséquences indésirables qui pourraient finir par affecter l’ensemble des activités de l’entreprise.
Corriger la non conformité
Après avoir pris les mesures susmentionnées, il est maintenant temps de travailler à la résolution du problème identifié. En mettant en œuvre des actions correctives et préventives. L’objectif est de résoudre le problème de manière à ce qu’il ne se reproduise pas à l’avenir. Et, si possible, d’améliorer le produit ou le processus afin qu’il réponde aux exigences de qualité standard, voire les dépasse.
Les tâches ci-dessus s’exécutent, généralement, dans le cadre des étapes d’un processus de non conformité. Ce processus fait partie du système plus large de gestion de la qualité de l’organisation.
La non conformité by Softyflow
La non conformité est inévitable dans toute organisation. Mais avec le bon système de gestion de la qualité en place, vous pouvez la traiter correctement quand elle se produit. Avec Softyflow, vous disposez d’un outil complet qui vous aide à prendre en charge tous vos besoins en matière de gestion de la qualité, y compris la gestion des non conformités. Créez des rapports de non conformité personnalisés, apprenez-en plus et contactez notre équipe dès aujourd’hui.
