Les notes de débit et les notes de crédit sont des documents comptables utilisés par les entreprises, avec des objectifs et des destinataires différents. Ce ne sont pas les mêmes que les factures ; ces documents sont utilisés pour faire savoir aux clients ou aux acheteurs de marchandises combien d’argent ils doivent au fournisseur ou combien de crédit ils ont encore, et pour faire savoir aux vendeurs combien les clients leur doivent. Ce sont des documents essentiels qui aident à suivre les paiements en cours et les expéditions. Une note de débit et une note de crédit sont généralement émises au moment où les clients retournent des marchandises aux vendeurs ou aux fournisseurs de ces marchandises.
Le vendeur des produits reçoit une note de débit tandis que l’acheteur de ces produits reçoit une note de crédit. Il récupère également les marchandises, ainsi que la note de débit qui indique que son compte est débité du montant. Le vendeur émet ensuite une note de crédit à l’intention du client, indiquant que son compte est crédité du montant (de la valeur des marchandises retournées) mentionné.
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Ainsi
Cependant, ce n’est pas seulement au moment du retour des marchandises par un client au vendeur que les notes de débit et de crédit sont émises. Parfois, les vendeurs peuvent par inadvertance surfacturer les clients. Ou faire une erreur de calcul. Il peut aussi arriver que le vendeur oublie par inadvertance de calculer la remise promise lors des négociations. Dans ces cas-là aussi, l’acheteur émet une note de débit au vendeur des produits. En l’informant que son compte sera débité du montant mentionné dans la note. Ce montant sera la différence entre le montant facturé par le vendeur et le montant réel. En d’autres termes, il s’agit du montant que le client a facturé en trop. Le vendeur émet alors une note de crédit au client ou à l’acheteur, l’informant que son compte est crédité de ce montant.
Certaines entreprises ont pour habitude d’émettre des notes de débit aux clients lorsqu’elles leur vendent des marchandises. Et ce afin de les informer du montant qui leur est dû. Cela se fait normalement avant l’envoi d’une facture. De même, une entreprise peut émettre une note de crédit à son fournisseur, l’informant que son compte est crédité d’un montant spécifique.
Avant de commencer à examiner la différence entre la note de crédit et la note de débit, examinons d’abord chacune d’entre elles en détail.
Définition note de débit ?
Une note de débit est un instrument commercial créé et émis au vendeur par l’acheteur. Ce document contient des détails tels qu’une brève description des marchandises en question, le montant à débiter sur le compte du vendeur et la raison du débit. Il informe le vendeur qu’un débit est effectué sur le compte de l’acheteur.
Les motifs de cette opération peuvent être les suivants :
-Une note de débit est émise à l’intention du vendeur en cas de surfacturation du compte de l’acheteur.
-Lorsque le client ou l’acheteur retourne des produits achetés au vendeur, celui-ci émet une note de débit.
-Elle est également émise lorsque le compte du vendeur est sous-facturé par le client.
La note de débit diminue les créances pour ce client ou cet acheteur particulier dans les livres du vendeur. Pour accuser réception de la note de débit, le vendeur génère et délivre une note de crédit au client.
Informations de la note de débit
Les informations indispensables à une une note de débit sont les suivants :
-Nom et adresse de l’émetteur
-Numéro de la note de débit
-Date de facturation et date d’échéance
-Nom et adresse du destinataire
-Détails des marchandises comme le nom et le numéro de l’article, la quantité, le prix unitaire, le prix total.
-Total général
-Taxe éventuelle
-Coordonnées bancaires
Quelle est la définition d’une note de crédit ?
Une note de crédit est un instrument commercial créé et émis par le vendeur à l’intention de l’acheteur de marchandises. Ce document contient des détails. Tels qu’une brève description des marchandises, le montant crédité sur le compte du client dans le livre du vendeur, et la raison du crédit. Il est généralement émis lorsque le vendeur reçoit une note de débit de l’acheteur. Dans certains cas, le vendeur peut être le premier à émettre la note de crédit.
Voici les causes pour lesquelles une note de crédit peut s’émettre :
-Une note de crédit s’émet lorsque le compte du vendeur est surfacturé par l’acheteur.
-Une note de crédit peut également être émise lorsque le vendeur récupère des marchandises qu’il a vendues à l’acheteur.
-Dans le cas où le vendeur a sous-facturé le client, ce dernier peut également émettre une note de crédit à l’acheteur.
La note de crédit diminue les comptes créditeurs pour ce vendeur ou fournisseur spécifique dans les livres de comptes de l’acheteur. En général, elle affiche un montant négatif.
Informations de la note de crédit
Les informations indispensables à une note de crédit sont les suivants :
-Nom et adresse de la société émettrice
-Numéro de la note de crédit
-Date de la note de crédit et date d’échéance
-Le nom et l’adresse de l’entité à laquelle la note de crédit est émise
-Détails des marchandises tels que le nom de l’article, le code produit, la quantité de chaque article, le prix unitaire et le prix total.
-Total général
-La taxe, le cas échéant
-Coordonnées de la banque
Un nouveau monde digital vous attend
Comparons maintenant la note de débit et la note de crédit :
Une note de débit s’émet au vendeur de marchandises par l’acheteur lorsqu’il retourne des marchandises achetées. Tandis qu’une note de crédit est émise à l’acheteur de marchandises ou au client par le vendeur de marchandises. Elle reflète un montant positif tandis qu’une note de crédit reflète un montant négatif.
Ainsi, une note de débit s’émet lorsque le client ou l’acheteur des marchandises les retourne au vendeur ou au fournisseur de ces marchandises. En revanche, une note de crédit est émise lorsque le vendeur ou le fournisseur des marchandises récupère les produits du client auquel ils ont été vendus.
Une note de débit réduit les créances du compte et une note de crédit réduit les dettes du compte. Lorsqu’une note de débit est reçue par le vendeur, celui-ci met à jour son livre de retours de ventes. Et l’acheteur met à jour son livre de retours de marchandises. Lorsqu’une note de crédit est reçue par l’acheteur, celui-ci met à jour son livre de retours d’achats et le vendeur met à jour son livre de retours de ventes.
Une note de débit est une forme différente de retour des produits achetés. Tandis qu’une note de crédit est une forme différente de retour des produits vendus. Les notes de débit ne sont émises que lorsque des achats à crédit sont effectués. Et les notes de crédit ne sont émises que lorsque des ventes à crédit sont effectuées.
Comment générer et émettre des notes de débit et de crédit ?
Bien sûr, la méthode traditionnelle consistait à le faire manuellement, sur papier. Avec l’avènement du digital, les gens ont commencé à les générer sur des logiciels d’édition de documents. Ou des feuilles de calcul. Mais aucune de ces méthodes n’est exempte d’erreurs.
Aujourd’hui, nous disposons de logiciels capables de générer et d’émettre des notes de débit et de crédit. Il vous suffit d’entrer les détails des marchandises et de la personne à qui vous émettez l’instrument. Et le logiciel calculera le montant correct, même en tenant compte des taxes. Cela vous permet de respecter les règles comptables et d’être en bons termes avec votre client.
Note de crédit et note de débit digitales
Grâce à l’avènement de logiciels de dernière génération, vous pouvez facilement créer et personnaliser vos notes de crédits et vos notes de débits. Pour ce faire, vous devez au préalable définir les étapes suivantes:
1-Formulaire: Créez votre note de crédit et note de débit en partant d’un template (exemple) mis à disposition dans la solution, que vous allez pouvoir personnaliser en fonction de votre contexte.
2-Workflow/process: établissez les personnes et les organisations qui seront amenées à interagir dans ces flux avec leurs rôles distincts dans le processus (initiateur, approbateur, destinateur).
3-Données: Que ce soit pour une note de crédit ou une note de débit, vous devez lister vos sources de données afin que celles-ci puissent s’exploiter dans l’application. Par exemple la liste de vos produits ou bien la liste de vos fournisseurs.
4-Rapport/Dashboard: définissez les KPI importants à vos yeux afin d’améliorer en continu votre application et identifier rapidement les axes de progrès.
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