Dans cet article, nous allons expliquer ce qu’est une note de débit, pourquoi elle est utilisée et comment elle peut être créée.
Qu’est-ce qu’une note de débit ?
C’est un document comptable qui est utilisé pour enregistrer une charge supplémentaire ou une facturation supplémentaire sur un compte client. Elle est utilisée lorsque des marchandises ou des services supplémentaires ont été fournis à un client, mais que ceux-ci n’ont pas été inclus dans la facture initiale.
Par exemple, supposons qu’un client ait commandé une certaine quantité de produits auprès d’un fournisseur et que le fournisseur ait fourni les produits conformément à la commande. Cependant, plus tard, le fournisseur découvre qu’il y avait une erreur dans la commande et qu’il n’a pas facturé la totalité des produits fournis. Dans ce cas, le fournisseur peut créer une note de débit pour facturer le client pour les produits manquants.
Pourquoi utiliser une note de débit ?
Les notes de débit s’utilisent pour des raisons diverses. Voici quelques exemples courants :
Des erreurs dans les factures : Parfois, des erreurs se produisent lors de la création de factures. Une note de débit peut être utilisée pour corriger l’erreur.
Des modifications de commande : Parfois, un client peut demander une modification de la commande après l’envoi de la facture. Donc elle peut être utilisée pour facturer le client pour les modifications apportées.
Des frais supplémentaires : Dans certaines situations, des frais supplémentaires peuvent être nécessaires. Par exemple, si un client demande une livraison le jour même, le fournisseur peut facturer des frais supplémentaires pour ce service.
Ce qu’il faut inclure dans une note de débit
-Nom de la société (émetteur) ;
-L’adresse, le code postal, le numéro de téléphone et l’adresse mail de l’émetteur ;
-Date de création de la note de débit ;
-Numéro de la commande pour laquelle elle est émise ;
-Date de passation de la commande ;
-Les termes et conditions de la commande ;
-Identité du client – comme indiqué sur la facture ;
-Nom de la société (Acheteur) ;
-L’adresse, le code postal, le numéro de téléphone et l’adresse électronique de l’acheteur ;
-Nom de la personne à contacter (Acheteur) ;
-Détails de la facture – nom de l’article (biens ou services), description de l’article, raison du débit, quantité, prix et montant total ;
-Détails de l’approbation – date, nom et désignation, et signature du représentant de l’émetteur.
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Processus d’envoi d’une note de débit ?
Pour créer une note de débit, voici les étapes à suivre :
– D’abord, Identifiez le client pour lequel vous souhaitez créer la note de débit.
– Puis, Identifiez la raison pour laquelle vous créez la note de débit.
– Ensuite, Déterminez le montant de la charge supplémentaire que vous souhaitez facturer.
– Ainsi, Créez un document qui indique le nom du client, la raison de la note de débit et le montant facturé.
– Enfin, Envoyez le document au client.
Lors de sa création, il est important de s’assurer que toutes les informations sont exactes. Les erreurs peuvent causer des problèmes pour les clients et les fournisseurs, il est donc important de vérifier toutes les informations avant de l’envoyer
Note de débit digital
Pour créer une note de débit digital, vous pouvez utiliser un logiciel tel que Softyflow. Les avantages d’un support digital sont nombreux:
– Sécurité: Le support papier ou excel comprend des risques de perte ou d’erreur sans compter la possibilité de perte du document ou sa destruction.
– Audit et traçabilité: L’ensemble des notes de débit s’enregistrent et s’archivent avec l’ensemble des acteurs et des informations liés à ces notes.
Collaboratif: Un support digital vous permettra de collaborer en ligne directement avec vos collaborateurs facilitant ainsi les échanges et les validations requises.
-Workflow et notifications: Une note de débit peut comporter plusieurs niveaux hiérarchiques et des validations diverses liés à la nature de la note ou des montants engagés. Vous pourrez facilement implémenter vos règles métier dans une solution dédiée comme Softyflow.
-Rapport et dashboard: La solution enregistre l’ensemble des actions et interactions ce qui vous permet par la suite d’exploiter ces données sous la forme de rapports et de dashboard à des fins de qualité et d’amélioration continue.
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En conclusion, une note de débit est un document comptable important pour les fournisseurs et les clients. Elle est utilisée pour enregistrer des charges supplémentaires ou des facturations supplémentaires sur un compte client. Il est important de comprendre pourquoi et comment la créer pour éviter les erreurs et les problèmes futurs. Profitez dès maintenant d’un modèle excel gratuit à télécharger ou d’un accès pour la version digital.
