La communication est un rouage essentiel au bon fonctionnement de toute entreprise. Chez Softyflow, conscient de cette importance, nous veillons à ce que la communication avec les personnes avec lesquelles vous travaillez au quotidien soit la plus efficace possible. Et surtout, nous essayons d’améliorer la relation avec ceux qui vous vendent leurs services. Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est un portail fournisseur et comment il peut aider votre organisation grâce à ses nombreux avantages.
Qu’est-ce qu’un portail fournisseur ?
Commençons par les bases, c’est-à-dire par définir ce qu’est un portail fournisseurs, d’après notre longue expérience. Il s’agit d’un espace où le fournisseur d’une entreprise peut consulter à tout moment n’importe quel aspect de ses factures et communiquer avec le client. Cependant, un facteur joue un rôle clé dans ce que nous entendons aujourd’hui par portail fournisseur : le digital.
Il y a encore quelques années, le concept de portail fournisseur tel que nous l’entendons aujourd’hui n’existait pas. Tout fournisseur, quel que soit le service, pour savoir où en est une facture, appelait le client et lui posait la question. Cette action prenait du temps, dans certains cas plusieurs appels, peu de transparence, des communications inefficaces… Jusqu’à l’essor du monde en ligne.
Le concept de portail est associé à cet essor digital, car ces portails se trouvent dans des logiciels basés dans le cloud. Grâce à eux, un point d’accès commun est créé pour les fournisseurs et les clients, qu’ils peuvent utiliser pour poser des questions ou signaler des incidents. Vous l’aurez compris, pour le monde de l’entreprise, l’arrivée de ces portails fournisseurs signifie une amélioration importante de la communication grâce à l’optimisation des ressources qu’elle permet.
Un nouveau monde digital vous attend
Les avantages d’un portail fournisseurs pour une entreprise
Ainsi, comme vous le constaterez après avoir compris ce qu’est un portail fournisseurs, nous parlons d’un service qui offre de multiples avantages au niveau de l’entreprise. Il s’agit d’un outil ou d’un logiciel qui facilite la communication avec les fournisseurs, certes, mais ses avantages vont bien au-delà. Les principaux avantages pour une entreprise sont les suivants
Il favorise la transformation digitale du tissu commercial, aussi importante soit-elle de nos jours.
Il s’agit d’un moyen efficace d’automatiser l’administration de l’entreprise, puisqu’une tâche fastidieuse est désormais traitée électroniquement. En outre, il réduit considérablement le temps consacré aux appels téléphoniques et le coût économique correspondant.
Il permet de gagner du temps dans les procédures, car toutes les informations sont accessibles dans le même espace dans le nuage et il n’y a pas besoin de l’intervention de plusieurs personnes pour consulter et gérer les données.
Il permet d’affecter les ressources internes à d’autres tâches et domaines d’activité utiles. Les ressources de l’entreprise sont recyclées ou utilisées.
L’ensemble du processus de service au fournisseur est traité et documenté, et peut être indépendant des connaissances de certaines équipes ou personnes.
La relation avec le fournisseur est beaucoup plus satisfaisante, car vous lui fournissez les informations dont il a besoin d’une manière plus souple.
La dépendance à l’égard des services informatiques est réduite, pour autant que le logiciel soit bon et bien développé.
En effet, en ce qui concerne le dernier avantage cité, la tendance semble être à un investissement plus important dans le SaaS qui limite la dépendance vis-à-vis des départements informatiques. Selon Statista, en 2020, plus de 48% des marques nationales investiront entre 5% et 15% de leur budget informatique dans ce type de logiciels. Ce chiffre représente une croissance de plus de 17 points de pourcentage par rapport à 2019.
ET
Au final, les économies en termes de coûts financiers et de personnel sont considérables, ce qui constitue une réelle amélioration pour votre entreprise. De plus, dans un SaaS, vous avez la possibilité d’inclure et de gérer différents types de documents :
- Les factures électroniques, les factures classiques et les comptes fournisseurs.
- Les commandes et les achats que vous effectuez.
- Les réceptions de biens et de services et toute la logistique.
- Les paiements et autres dossiers liés à la trésorerie.
- Les promotions que vous menez et leurs résultats.
- Les dépenses de vos employés lors de leurs journées de travail, de leurs déplacements et de leurs voyages.
- Et, bien sûr, vous pourrez également noter et indiquer tous les incidents qui surviennent avec chacun de ces documents.
Pourquoi un portail fournisseurs facilite-t-il le processus de facturation ?
Nous savons que la gestion des fournisseurs est l’un des piliers sur lesquels repose la comptabilité d’une entreprise. Et nous savons que, parfois, elle peut générer de nombreuses complications : incidents, retards, colères, paiements à effectuer… Tout cela finit par rendre la facturation difficile et la ralentir.
Cependant, avec un programme comme celui que nous avons développé chez Softyflow, vous pourrez résoudre et éviter bon nombre de ces problèmes. Votre facturation sera beaucoup plus efficace, car le logiciel que nous concevons pour vous aura les caractéristiques suivantes :
- Nous mettons en place un circuit complet dans lequel le fournisseur peut accéder aux informations à chaque étape du processus.
- Nous externalisons le processus et éliminons les charges inutiles pour les systèmes et la comptabilité.
- Nous automatisons les processus d’utilisation les plus fréquents avec les fournisseurs. Il s’agit de l’enregistrement, de la gestion des incidents, de l’archivage des factures déjà payées, de la mise à jour des données de contact.
- Le fournisseur peut télécharger ses tâches en tant qu’utilisateur du portail.
- Nous offrons une vue unifiée de tous les documents dans un espace unique, quelle qu’en soit la source.
- Le système est multivoie, de sorte que tous les types d’incidents peuvent être gérés, bidirectionnel, accessible et utilisable à tout moment de la journée et de manière indépendante (24/7).
Si nous ajoutons les avantages généraux d’un portail fournisseur expliqués dans le point précédent à ces avantages de facturation d’un système tel que Softyflow, nous nous retrouvons avec un logiciel qui facilite la communication avec les fournisseurs de manière importante.
Que contient un portail fournisseur?
Le portail des fournisseurs est un site web où l’utilisateur, en tant que fournisseur agréé d’une organisation, peut interagir avec le client. Dans le portail des fournisseurs, vous pouvez gérer les informations du profil du fournisseur et traiter les transactions avec l’organisation du client. Les tâches qu’un employé de l’organisation peut accomplir dans le portail des fournisseurs sont déterminées par le rôle d’utilisateur attribué à l’employé. Les rôles d’utilisateur sont attribués lorsque les utilisateurs se voient accorder l’accès au site web. Pour plus d’informations, voir A propos des rôles d’utilisateur.
Dans le portail des fournisseurs, vous pouvez effectuer les tâches suivantes :
Consulter et gérer les informations de votre profil. Le profil comprend les noms des contacts de l’organisation autorisés à interagir avec le client.
- Gérer les catalogues de produits mis à la disposition du client, si vous avez l’autorisation du client d’importer des catalogues.
- Demander l’ajout d’employés de l’organisation en tant qu’utilisateurs dans le portail des fournisseurs.
- Demande d’ajout de catégories d’achat supplémentaires pour les clients.
- Répondre aux questionnaires des clients.
- Consulter les notifications des clients.
- Répondre aux demandes de nouveaux devis.
- Consulter l’état des bons de commande et des réceptions de produits.
- Créer et envoyer des factures au client.
- consulter les rapports des clients sur vos performances en tant que fournisseur.
Ainsi
Vous trouverez également les fonctionnalités suivantes:
Gérer le profil du fournisseur
Vous pouvez mettre à jour le profil du fournisseur. Par exemple, vous pouvez modifier l’adresse. Pour plus d’informations, voir Gestion du profil fournisseur.
Gestion des catalogues de produits
Le client peut importer des fichiers pour mettre le catalogue de produits à la disposition de ses employés.
Gestion des utilisateurs
Vous pouvez demander l’ajout ou la suppression d’employés dans la liste des utilisateurs ayant accès au portail des fournisseurs. Vous pouvez également demander une modification du rôle d’un utilisateur existant afin d’étendre ou de réduire les activités autorisées pour l’utilisateur.
Demander l’ajout de catégories d’achat
Le client classe les produits qu’il achète dans des catégories d’achat. Lorsque le client vous approuve en tant que fournisseur, il vous autorise à fournir des produits dans certaines catégories d’achat. Vous pouvez demander l’autorisation de fournir des produits dans des catégories d’achat supplémentaires.
Répondre aux questionnaires
Le client peut utiliser des questionnaires pour s’assurer que l’organisation respecte les exigences en matière d’achat. Vous pouvez consulter et remplir les questionnaires dans le portail des fournisseurs.
Consulter les notifications des clients
Dans le profil fournisseur, vous pouvez choisir de recevoir des messages de notification via le portail fournisseur. Si un document est associé à une notification, vous pouvez l’ouvrir dans la liste des notifications.
Consulter le statut des commandes clients
Dans le portail des fournisseurs, vous pouvez afficher le statut et les détails des commandes client.
Afficher les rapports
Afficher les rapports des clients sur les performances de vos fournisseurs avec des dashboards et des KPI.
D’autres raisons d’installer votre portail fournisseur avec Softyflow
Au-delà des avantages d’un système comme le nôtre pour vos fournisseurs et des avantages pour votre comptabilité et votre facturation, nous allons vous donner d’autres raisons de le faire avec nous. Tout d’abord, avec Softyflow, vous choisirez une entreprise qui dispose d’une expertise dans le développement de ce type de solutions digitales.
D’autre part, nous avons entrepris ce type de projets avec différentes tailles d’entreprises de différents secteurs. La polyvalence de la solution nous permet de personnaliser l’application en fonction des contraintes et des spécificités de chaque client.
Prenez contact avec nous et évaluez gratuitement notre portail fournisseur!
