Comprendre le Shadow IT
Le Shadow IT, également appelée « informatique fantôme » ou « informatique malhonnête », est la pratique des employés qui utilisent des solutions, des outils ou des services technologiques non autorisés ou non réglementés sans l’approbation explicite ou la supervision du service informatique. Cela se produit lorsque des employés ou des départements prennent eux-mêmes les décisions technologiques, en contournant les canaux informatiques officiels.
Tout ce qui va de l’utilisation de smartphones personnels et de solutions de stockage en nuage à des fins professionnelles à l’adoption de logiciels et d’applications non approuvés pour améliorer la productivité ou répondre à des besoins spécifiques est considéré comme de l’informatique parallèle.
Pourquoi les employés font-ils recours à Shadow IT ?
L’une des motivations les plus courantes est le désir d’améliorer l’agilité et l’efficacité. Les salariés peuvent estimer que le service informatique officiel est trop lent à répondre à leurs besoins technologiques ou que les outils approuvés sont trop restrictifs et ne correspondent pas à leurs tâches spécifiques ou à leurs préférences. Dans certains cas, les employés n’ont pas conscience que leurs outils relèvent de la catégorie du Shadow IT. Ils pensent sincèrement qu’ils améliorent leurs processus de travail.
Bien que le Shadow IT améliore parfois la productivité des employés, il présente des risques majeurs. L’utilisation non autorisée de logiciels peut entraîner des violations de données sensibles. Ces outils ne respectent souvent pas les protocoles de sécurité de l’entreprise. De plus, le Shadow IT peut provoquer une non-conformité aux réglementations sectorielles strictes. Cela expose l’organisation à des sanctions légales et financières sévères.
Enfin, la prolifération d’applications non centralisées génère une inefficacité opérationnelle. Les processus métiers deviennent fragmentés et difficiles à gérer. Cette absence de coordination complique la gestion des ressources informatiques. En conséquence, l’entreprise perd en compétitivité et en performance globale. Il est essentiel de contrôler le Shadow IT pour protéger l’organisation à long terme.
Principaux risques du Shadow IT et comment y remédier
Connaître les principaux risques du Shadow IT peut également vous aider à y faire face avec succès.
Manque de visibilité
L’informatique fantôme échappe à la vue des services informatiques, ce qui la rend difficile à détecter. Il augmente la probabilité de vulnérabilités, de violations des politiques et de mauvaises configurations. Cela peut conduire à des violations et à des pertes de données.
Si une équipe dépend d’une application informatique fantôme qui tombe soudainement en panne ou est hors service, il peut être difficile de récupérer les données qui y sont stockées. Le service informatique peut même ne pas savoir comment la réparer puisqu’il n’en a aucune connaissance ou documentation.
Lorsque les utilisateurs stockent des actifs sur leurs comptes personnels, il devient difficile d’en récupérer l’accès en cas de licenciement ou de démission. Cela compromet également l’intégrité et la confidentialité des données stockées.
La solution :
Pour résoudre ce problème, vous pouvez mettre en œuvre des audits réguliers et utiliser des outils de surveillance du réseau. Les audits réguliers consistent à rechercher activement l’utilisation non autorisée des technologies au sein de l’organisation et à évaluer régulièrement l’état de sécurité et de conformité de chaque utilisateur.
En connaissant mieux les outils utilisés par les employés, vous pouvez avoir une meilleure visibilité et prendre des mesures éclairées pour gérer et réglementer l’informatique parallèle.
Risques de sécurité
L’utilisation de logiciels et de matériel non autorisés peut entraîner des failles de sécurité. Les utilisateurs finaux comprennent rarement l’importance des mises à jour, des correctifs de sécurité, des autorisations et d’autres contrôles critiques. Ils peuvent ne pas configurer les ressources de l’informatique parallèle pour répondre aux exigences de sécurité et introduire par inadvertance des failles de sécurité.
Les cybercriminels peuvent exploiter ces vulnérabilités, ce qui entraîne des cyberattaques et la fuite d’informations sensibles. Selon IBM, 45 % des failles de sécurité en 2022 seront basées sur l’informatique dématérialisée et coûteront en moyenne 3,8 millions de dollars.
Solution :
Les organisations doivent mettre en place des contrôles d’accès rigoureux pour empêcher l’utilisation non autorisée de la technologie. Il peut s’agir de politiques de mots de passe forts, d’authentification multifactorielle, d’accès juste à temps et de limitation de l’accès aux données sensibles.
Le cryptage des données devrait être utilisé pour protéger les informations, à la fois en transit et au repos. Une formation de sensibilisation à la sécurité est également cruciale pour éduquer les employés aux risques de l’informatique parallèle et aux meilleures pratiques pour une utilisation sécurisée de la technologie.
Questions de conformité
Les réglementations telles que HIPAA, PCI-DSS et GDPR comportent des exigences strictes en matière de traitement des informations personnelles identifiables. Les solutions d’informatique fantômene répondent pas à ces normes de sécurité des données. Cela entraîne des violations et des répercussions juridiques pour l’organisation.
Solution :
Pour résoudre les problèmes de conformité, vous devez établir et communiquer une politique informatique complète qui indique clairement quels outils et services sont approuvés et lesquels ne le sont pas. La formation des employés est tout aussi importante, car elle permet à tous les membres du personnel de comprendre l’importance de la conformité et les implications juridiques potentielles de la non-conformité.
Inefficacité opérationnelle
Les applications informatiques fantômes s’intègrent rarement de manière native à l’infrastructure informatique approuvée. Cela a pour effet d’entraver les flux de travail et de dupliquer les efforts. Les équipes peuvent travailler sur des informations non officielles, invalides ou obsolètes, ce qui crée des incohérences dans les données et des processus inefficaces.
L’équipe informatique peut également introduire de nouveaux actifs sanctionnés ou mettre à jour l’infrastructure informatique sans tenir compte des ressources informatiques fantômes, ce qui perturbe la fonctionnalité des actifs informatiques fantômes existants.
Solution :
Une communication claire au sein de l’organisation est essentielle pour atténuer ces inefficacités. Les départements et les employés devraient être encouragés à partager leurs besoins et exigences technologiques afin que le département informatique puisse fournir des alternatives approuvées qui s’alignent sur les exigences, réduisant ainsi la motivation pour l’informatique fantôme.
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Moyens d’éliminer le Shadow IT
Les employés cherchent toujours des moyens de rationaliser et d’améliorer leurs processus de travail quotidiens. S’adresser au département informatique peut sembler être la solution la plus évidente, mais pas quand on sait qu’il est déjà confronté à d’énormes retards en matière d’informatique.
La mise en place d’une application personnalisée peut prendre des mois, voire des années. Les retards prolongés et l’inefficacité donnent aux employés une raison supplémentaire de commencer à utiliser des applications non approuvées. Voici quelques moyens d’éliminer l’informatique parallèle à la racine.
Visibilité sur le Shadow IT :
La première étape consiste à comprendre l’étendue du Shadow IT dans votre organisation. Cela implique d’identifier tous les actifs informatiques utilisés et les personnes qui les utilisent.
Établir un dialogue avec les utilisateurs
Engagez le dialogue avec les employés pour comprendre pourquoi ils ont recours à des outils non autorisés. Cela peut fournir des informations précieuses sur les lacunes des solutions informatiques actuelles qui conduisent à l’utilisation de l’informatique fantôme.
Donner aux employés les outils adéquats
Si les employés se tournent vers l’informatique fantôme parce qu’ils n’ont pas les outils nécessaires, il peut être utile de leur fournir les outils appropriés et approuvés.
Exploiter les courtiers en sécurité d’accès au nuage (CASB)
Les CASB peuvent fournir une visibilité sur l’utilisation des applications en nuage de votre organisation, vous aidant ainsi à surveiller et à contrôler l’informatique parallèle.
Déployer des solutions de gestion de la mobilité d’entreprise (EMM)
Les solutions Android de gestion de la mobilité d’entreprise peuvent aider à gérer et à sécuriser l’accès aux données de l’entreprise sur les appareils mobiles des employés, une autre source courante d’informatique parallèle.
Encourager le développement citoyen
Le développement citoyen peut éliminer l’informatique parallèle en donnant aux employés les outils dont ils ont besoin pour créer leurs propres applications en quelques semaines au lieu de plusieurs mois.
Les plateformes de développement « low-code » et « no-code » permettent aux utilisateurs professionnels ayant peu ou pas de compétences en matière de codage de créer des applications à l’aide d’une interface visuelle de type « glisser-déposer ». Le service informatique peut toujours gérer et contrôler les applications tout en encourageant une culture de l’innovation, de la transparence et de la collaboration.
Softyflow : La Solution Française pour Éliminer le Shadow IT
Softyflow est une plateforme low-code innovante, développée en France. Elle permet de créer des applications personnalisées facilement. Les employés peuvent développer sans compétences techniques avancées. Softyflow sécurise toutes les applications créées. Elle respecte les normes françaises et européennes, comme le RGPD. La plateforme réduit l’utilisation d’outils non autorisés. Elle favorise l’innovation et la collaboration au sein des équipes. Softyflow offre une visibilité complète aux services informatiques. Cela facilite la gestion et la supervision des applications internes. En choisissant Softyflow, les entreprises françaises protègent leurs données efficacement.
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