En ce qui concerne l’organisation interne d’une entreprise, et la gestion de son mode de fonctionnement, il existe un outil très utile et polyvalent. Ce sont des cartes de processus, cependant, de nombreuses entreprises ne les utilisent pas encore. Savez-vous ce qu’ils sont, à quoi ils servent et comment ils sont fabriqués ? Avez-vous envisagé la possibilité d’en implémenter un mais ne savez pas par où commencer ? Ne vous inquiétez pas! Nous sommes là; pour répondre à toutes ces questions et vous proposer un exemple de cartographie de processus en téléchargement gratuit.
Qu’est-ce qu’une cartographie de processus?
Suivant la définition de James Harrington, auteur du livre Business Process Improvement, un processus est « toute activité qui reçoit un input, lui ajoute de la valeur, et génère un output pour un client interne ou externe, en utilisant les ressources de l’organisation pour générer des résultats concrets. » Vous pouvez rappeler ici les différents types de processus qui existent dans le domaine de l’entreprise.
Mais ces processus au sein de votre entreprise ne sont pas indépendants. En fin de compte, ils poursuivent tous le même objectif, qui est le progrès et la prospérité de votre entreprise, bien que chacun travaille dans un domaine d’action spécifique. Certains processus sont liés à d’autres pour, ensemble, atteindre un objectif commun.
Une carte des processus est la représentation graphique de la manière dont tous les processus développés au sein de l’entreprise sont interdépendants. Il fonctionne comme un diagramme de valeurs dans lequel se révèle l’importance de chacune d’entre elles au sein du fonctionnement global de votre entreprise.
À quoi sert une cartographie de processus ?
Dans la mesure où la cartographie des processus est la représentation de tous les processus réalisés par votre entreprise, elle peut devenir un outil très efficace pour gérer le travail quotidien.
Plus précisément, voici quelques utilitaires que vous trouverez :
- Alignez les objectifs. Les voir représentés graphiquement offre une perspective globale qui aide les différents départements de l’entreprise à établir des objectifs communs, réduisant ainsi les écarts entre eux.
- Définir une structure cohérente de l’organisation. En ayant une vision commune et organisée de tous les processus, vous serez en mesure d’établir confortablement les hiérarchies nécessaires tant entre eux qu’entre le personnel chargé de les développer.
- Établir les rôles et les responsabilités. Une vue d’ensemble de tous les processus que votre organisation exécute vous aidera à savoir à tout moment qui doit s’occuper de quoi, afin que toute gestion s’avère rationalisée.
- Améliorer la circulation de l’information. Avec une cartographie des processus, tout le monde saura rapidement qui fait quoi, de sorte que les données sont distribuées plus rapidement horizontalement et verticalement.
- Analysez les processus. Vous comprendrez mieux comment et pourquoi ce qui est fait dans votre entreprise est fait, afin d’augmenter la qualité et de réduire le temps nécessaire.
- Identifier les opportunités d’amélioration. L’image commune de toute l’activité de l’entreprise vous aidera à trouver, le cas échéant, les points faibles de votre structure et à appliquer les mesures nécessaires pour corriger les problèmes. Cela vous aidera également à trouver d’autres moyens de développer le travail, ce qui vous sera utile pour améliorer l’efficacité et l’efficience de votre entreprise.
En bref
une cartographie des processus est un document unique pour toutes les personnes qui s’impliquent dans l’entreprise. Il permet de savoir, sans doute ni ambiguïté, comment cela fonctionne. C’est une source fiable à laquelle se référer, avec des instructions à suivre – une référence de performance pour les employés actuels et ceux à venir. C’est pourquoi il est si avantageux pour toute entreprise d’en fabriquer un.
Comment cette cartographie de processus s’élabore-t-elle ?
Vous pensez peut-être que la création d’une carte de processus est une tâche complexe. Bien au contraire : la tâche est très simple… si elle s’effectue en suivant un certain ordre. Voici une proposition efficace :
- Définissez le point de départ. Vous devez définir plusieurs aspects en fonction des caractéristiques de votre entreprise et du marché sur lequel elle opère : quels acteurs sont impliqués, quels objectifs souhaitez-vous atteindre, quels groupes d’intérêt visez-vous, etc. De cette façon, il y aura une base pour savoir par où commencer.
- Sélectionnez les processus clés. Ce sont eux qui répondent à la question « que fait votre entreprise ? », ceux qui apportent de la valeur au client, et autour desquels tout le reste va s’articuler.
- Identifier les processus de support. Ce sont eux qui, en eux-mêmes, n’apportent pas de valeur ajoutée au client, mais sont essentiels pour que les processus clés détectés auparavant puissent être menés à bien. Par exemple : approvisionnement en matières premières, logistique, ressources humaines, etc.
- Définir les processus stratégiques. Cette catégorie comprend ceux qui ne se considèrent pas comme des processus de production, mais votre entreprise en a quand même besoin pour pouvoir fonctionner. Cela inclut des domaines tels que la gestion administrative, le marketing, la comptabilité, la R&D…
- Détaillez les tâches incluses dans chaque processus. Cela inclut à la fois l’importance hiérarchique et l’ordre dans lequel ils se développent.
- Placez les processus sur la carte et établissez des relations entre eux. Cette étape est la création de la carte de processus elle-même, alors que les précédentes étaient des étapes précédentes pour savoir quoi y mettre et où chacun doit aller. Vous devez utiliser des symboles clairs (cases, flèches, lignes pointillées, etc.) afin qu’il soit facile à comprendre en un coup d’œil.
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Cette solution vous aidera à créer facilement la cartographie des processus de votre entreprise et à bénéficier de tous les avantages qu’elle vous apporte. De plus, cela vous permettra de travailler avec plus d’agilité, ce qui se traduira par un gain de temps et, par conséquent, par des avantages économiques pour votre entreprise.
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