Face à la situation sanitaire, de nombreuses entreprises ont pris la mesure de commencer à travailler à distance. Cette mesure vise à soutenir les autorités sanitaires de chaque pays. Le travail à distance est une forme d’organisation dans laquelle les employés exercent leur fonction en dehors du bureau. Cette nouvelle façon de travailler, qui s’est largement démocratisée à cause du COVID-19 peut être très improductive. Nous verrons à travers cet article, comment nous pouvons renforcer le télétravail avec la bonne solution.
Softyflow comme outil pour le télétravail
Pour maximiser le télétravail, il existe de nombreux outils que vous pouvez mettre en œuvre pour optimiser les temps et maintenir une motivation élevée. Cependant, au niveau organisationnel, il est nécessaire de prendre des mesures afin d’améliorer la coordination, la productivité et la traçabilité des tâches de l’ensemble de l’entreprise. Ils n’ont de sens que si vous les considérez comme faisant partie d’un processus métier. Un système de gestion de processus (BPM), également connu sous le nom de plate-forme low code, est la solution parfaite pour vous aider à organiser et à coordonner ce travail collaboratif.
Ainsi, Softyflow est la bonne approche pour numériser les processus métier des entreprises et obtenir une adoption rapide par les utilisateurs clés. Ceux-ci peuvent être aussi simples qu’un processus d’approbation de documents ou aussi complexes qu’un workflow d’acquisition. Dans un bureau traditionnel, un processus d’approbation nécessite l’impression, la signature et le transport des documents d’un bureau à l’autre. En revanche, avec Softyflow, ce processus peut facilement être digitalisé.
Conditions nécessaires pour responsabiliser le télétravail
Il existe des conditions de base pour les employés, comme un lieu de travail clair, un ordinateur et une connexion Internet fiable. Il est important de formaliser les processus d’un point de vue organisationnel pour continuer à fonctionner. Chaque processus de base est formellement défini et chaque personne qui y participe le fait selon des règles prédéfinies. À ces exigences de base s’ajoutent les éléments suivants :
Planification et exécution
L’enjeu majeur pour les entreprises dans le cadre du travail à distance est certainement la planification des tâches de chaque salarié et l’assurance qu’elles seront réalisées de manière ordonnée. Pour y parvenir, il est nécessaire de définir au préalable un plan stratégique en identifiant tous les processus clés.
En savoir plus sur Softyflow
Avec Softyflow, chaque collaborateur reçoit ses tâches quotidiennes dans le cadre de chaque processus. une fois terminé, le collaborateur peut les marquer comme terminés. Le flux de travail passe automatiquement à l’acteur suivant dans le processus, quelle que soit sa situation géographique.
Communication de travail à distance
La communication est essentielle pour assurer la continuité des tâches dans les différentes équipes. Les solutions de messagerie instantanée deviennent très pertinentes pour rester en contact au quotidien.
Softyflow va encore plus loin à cet égard, en envoyant des e-mails automatisés configurés dans les processus métier. De plus, les formulaires publics et les intervenants externes vous permettent d’interagir avec les clients et les fournisseurs de manière fluide et sans qu’ils aient besoin de se déplacer dans vos bureaux.
Chaque tâche Softyflow offre une fonctionnalité de communication avec une logique de réseau social. Les utilisateurs internes de l’organisation peuvent interagir, faire des commentaires et se vanter ou se « taguer ».
Traçabilité et analyse
Comme nous l’avons mentionné précédemment, le travail à distance mal mis en œuvre peut être moins productif que le travail au bureau. Vous devez suivre de plus près vos KPI et la productivité de votre équipe. Il est essentiel d’avoir un outil pour mesurer le temps que vous passez sur chaque tâche, lesquelles consomment le plus de temps ou où se trouvent les goulots d’étranglement.
Avec Softyflow vous pouvez générer un rapport d’activité quotidien qui vous aidera à contrôler les objectifs nécessaires. Avec les métriques et les rapports offerts par notre outil, vous pouvez générer des initiatives d’amélioration continue, parvenant à améliorer la productivité de votre équipe tout en travaillant à distance.
Le travail à distance est une modalité qui, pour une raison ou une autre, a fini par rester. Bien implémenté et avec les bons outils, cela ne doit pas être un problème, mais un grand avantage pour votre entreprise et ses collaborateurs. Passez à l’action et renforcez le travail à distance dans votre organisation maintenant !
