Tout ce que vous devez savoir sur la demande d’achat et comment l’implémenter

Dans toute entreprise, la bonne maîtrise des processus d’achats est un facteur de réussite essentiel. Qu’il s’agisse d’une petite structure ou d’une organisation de grande envergure, l’objectif principal demeure le même : optimiser l’approvisionnement tout en assurant une gestion rigoureuse du budget. Au cœur de cette démarche, la demande d’achat joue un rôle crucial, car elle permet de formaliser le besoin d’acquisition d’un produit ou d’un service, de sécuriser les approbations nécessaires et de garantir la traçabilité des opérations.

Dans cet article, nous allons explorer en détail ce qu’est une demande d’achat, comment la créer, quels sont les enjeux et les bénéfices de son utilisation, et comment automatiser ce processus pour gagner en efficacité. Nous aborderons également la liste des documents nécessaires, la manière de suivre une demande, ainsi que les différents types de demandes d’achat susceptibles d’exister dans une entreprise. Enfin, nous présenterons la solution française Softyflow, un logiciel de gestion qui facilite l’automatisation du processus d’achat et contribue à améliorer la visibilité sur l’ensemble des dépenses.

Notre objectif est d’offrir une réponse professionnelle et pédagogique à toutes les questions que vous pouvez vous poser sur le sujet, et de vous fournir un guide détaillé pour mettre en place ou optimiser vos demandes d’achat. Bonne lecture !

1. Qu’est-ce qu’une demande d’achat ?

Définition et rôle de la demande d’achat

La demande d’achat est un document officiel, au sein d’une entreprise, qui matérialise la volonté de procéder à l’acquisition d’un produit ou d’un service. Elle formalise le besoin exprimé par un service ou un employé et initie le processus d’approvisionnement. Avant qu’une commande ne soit réellement passée auprès d’un fournisseur, la demande d’achat doit être rédigée, puis soumise à la validation des parties prenantes responsables.

En d’autres termes, la demande d’achat joue le rôle de première étape d’un processus plus large, qui va de l’expression du besoin jusqu’à la livraison effective. Sur le plan organisationnel, c’est un outil de gestion qui offre une meilleure visibilité sur les dépenses et permet un contrôle permanent, tout en assurant le respect des politiques internes de l’entreprise en matière d’achats.

Les acteurs principaux impliqués dans une demande d’achat

Plusieurs acteurs peuvent intervenir dans la mise en place d’une demande d’achat :

1. Le demandeur : souvent un employé ou un service en particulier, à l’origine du besoin d’acheter un produit ou un service donné.
2. Le responsable hiérarchique : cette personne s’assure de la pertinence du besoin et vérifie la conformité budgétaire avant d’accorder une approbation initiale.
3. Le service achat (ou département achats) : en charge de la validation finale, du respect des procédures, du contact avec les fournisseurs et de l’émission des bons de commande.
4. Le fournisseur : entité externe qui fournira la marchandise ou le service une fois la demande transformée en commande validée.

Ainsi, la demande d’achat constitue un document pivot autour duquel ces différents acteurs échangent des informations clés (quantité, budget, date souhaitée de livraison, spécifications du produit, etc.) pour aboutir à un accord final.

Pourquoi est-ce un document essentiel ?

• Traçabilité et visibilité : La demande d’achat permet de centraliser toutes les informations relatives à un achat, depuis la description du besoin jusqu’à la quantité souhaitée. Elle est donc un élément essentiel pour assurer la gestion globale du processus.
• Respect de la politique interne : Grâce à la demande d’achat, l’entreprise peut définir et contrôler les règles d’approbation, éviter tout problème lié à des achats non planifiés ou non conformes à la politique d’achats.
• Contrôle du budget : En soumettant chaque demande à un circuit de validation, on s’assure de disposer du budget nécessaire et d’éviter les dépenses inutiles.
• Collaboration et coordination : Les différents services (service achat, service demandeur, service financier) communiquent efficacement à travers la demande d’achat, ce qui limite les erreurs de coordination.

L’intégration d’une bonne pratique autour de la demande d’achat, depuis sa création jusqu’à sa finalisation, est donc un gage d’efficacité pour l’entreprise.

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2. Comment créer une demande d’achat ?

Le formulaire de demande d’achat

Pour créer une demande d’achat, la première étape consiste généralement à remplir un formulaire dédié. Ce dernier peut être au format papier ou dématérialisé à l’aide d’un logiciel de gestion. Dans tous les cas, ce formulaire doit inclure les informations suivantes :

1. Informations générales sur le demandeur (nom, service, date).
2. Description détaillée du besoin (désignation du produit ou du service, spécifications techniques si nécessaire).
3. Quantité souhaitée.
4. Budget alloué (coût unitaire et coût total estimé, si connu).
5. Date souhaitée de livraison ou d’utilisation.
6. Eventuelle référence à un fournisseur préféré ou à un fournisseur sélectionné si la politique interne le permet.
7. Toute information supplémentaire utile, par exemple des détails sur les délais, la procédure interne, ou encore l’urgence de la demande.

Ce formulaire représente l’élément central du processus de demande d’achat. Il est ensuite soumis aux responsables concernés pour approbation.

Les étapes clés du processus de création de la demande

La création d’une demande d’achat s’effectue en plusieurs étapes :

Identification du besoin : L’employé ou le service exprime son besoin d’acheter un ou plusieurs produits. Cela peut être motivé par la nécessité d’assurer la continuité d’un projet, de remplacer des équipements défectueux ou d’initier un nouveau service.

Remplissage du formulaire : Le demandeur renseigne toutes les informations requises dans le formulaire de demande d’achat.

Approbation hiérarchique : Le supérieur responsable vérifie la cohérence de la demande (cohérence budgétaire, pertinence du besoin) et apporte son visa ou sa signature.

Transmission au service achat : Une fois approuvée à un premier niveau, la demande est transmise au service achats pour validation finale. Ce service vérifie la conformité avec la politique d’achats de l’entreprise et peut solliciter plusieurs fournisseurs pour obtenir la meilleure offre.

Conversion en commande : Après obtention de toutes les approbations, la demande se transforme en commande officielle. C’est à ce moment que le service achats contacte le fournisseur (ou les fournisseurs si comparaison nécessaire), négocie si besoin, et émet le bon de commande officiel.

L’importance de la ligne de commande

Lorsque vous saisissez les détails de la demande, vous pouvez générer plusieurs lignes de commande dans un même document. Chaque ligne correspond à un produit ou un service distinct, avec sa description, sa quantité, et parfois son code interne (type de référence) permettant de l’identifier plus facilement. Cette granularité facilite la gestion et le suivi des demandes, surtout lorsque l’entreprise manipule un grand nombre d’articles

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3. Quels sont les enjeux d’une demande d’achat ?

Visibilité et contrôle des dépenses

Le premier enjeu majeur lié à la demande d’achat réside dans la visibilité qu’elle procure sur les dépenses futures de l’entreprise. Chaque demande formalisée, validée et enregistrée offre une vue d’ensemble sur les projets en cours, les budgets engagés et les montants restant à consommer. Ainsi, le service financier dispose d’une information fiable pour planifier et anticiper les flux financiers.

De plus, en soumettant chaque demande à un circuit d’approbation, l’entreprise s’assure que les sommes dépensées respectent les plafonds budgétaires, réduisant ainsi le risque d’erreurs ou d’achats superflus. L’enjeu est donc d’avoir un processus clair, traçable et entièrement conforme à la politique interne.

Optimisation et efficacité du processus d’achats

Un autre bénéfice se situe au niveau de l’optimisation des processus. Lorsque la demande d’achat est bien mise en place, elle permet de rationaliser la recherche et la sélection de fournisseurs, de mieux gérer les délais de livraison et de réduire les risques de rupture de stock ou de service. On gagne également du temps, puisque le service achats n’a pas à tout réinventer à chaque nouvelle demande. Au contraire, il dispose d’un cadre de travail défini, avec des étapes précises et un circuit d’approbation déterminé.

Respect de la conformité et traçabilité

Enfin, la demande d’achat est un outil clé pour garantir la conformité aux réglementations en vigueur et aux normes internes de l’entreprise. En centralisant toutes les informations relatives à une dépense (montant, nature, raison, date, approbateurs, etc.), il devient beaucoup plus simple de produire des rapports d’audit, de justifier une dépense ou de contrôler la qualité des fournisseurs. Cette traçabilité est particulièrement importante dans les secteurs très régulés, où tout besoin d’acheter doit être justifié et dûment documenté.

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4. Comment automatiser le processus d’achat ?

Les bénéfices de l’automatisation

L’automatisation du processus de demande d’achat présente de nombreux avantages. D’abord, elle réduit considérablement les tâches manuelles et les risques d’erreur (par exemple, la perte d’un formulaire papier ou la saisie incorrecte de données). Elle accélère ensuite le temps de traitement, car les approbations circulent plus rapidement d’un service à l’autre, notamment grâce aux flux de travail dématérialisés et à la signature électronique.

Par ailleurs, l’automatisation facilite la gestion financière et budgétaire, car toutes les informations sont centralisées et mises à jour en temps réel. La direction peut suivre l’évolution des dépenses et des commandes, repérer rapidement les anomalies ou les retards, et prendre des décisions plus éclairées sur la stratégie d’achats.

Les fonctionnalités clés d’un logiciel de gestion des achats

Pour automatiser efficacement votre processus de demande d’achat, il convient de s’appuyer sur un logiciel de gestion des demandes spécifique. Les fonctionnalités les plus courantes incluent :

1. Création et personnalisation de formulaires de demande en ligne.
2. Workflow d’approbation configurable, permettant de définir qui valide quoi, à quel moment et pour quel budget.
3. Catalogue de produits et de fournitures, avec une base de données des fournisseurs référencés.
4. Suivi en temps réel de chaque demande d’achat automatisée, depuis la soumission jusqu’à la réception de la marchandise.
5. Intégration avec d’autres systèmes internes (comptabilité, finance, ERP) pour un reporting et un contrôle budgétaire plus poussés.
6. Gestion des factures, rapprochement commande-facture, et analyse de la performance des fournisseurs.

Softyflow : une solution française pour optimiser vos demandes d’achat

Parmi les solutions existantes sur le marché, Softyflow s’illustre comme une offre française innovante qui permet d’automatiser l’ensemble du processus de demande d’achat, depuis l’expression du besoin jusqu’à la réception et la validation de la facture. Softyflow propose notamment :

• Un portail unique pour toutes les demandes, centralisant les informations et assurant leur traçabilité.
• Des workflows d’approbation paramétrables, en fonction de la politique interne de l’entreprise.
• Un suivi en temps réel grâce à un tableau de bord complet, permettant d’analyser les dépenses et de mieux planifier le budget.
• Des modules de collaboration et de reporting pour consolider les données de tous les départements (achats, finance, projets, etc.).
• Une interface conviviale qui réduit la courbe d’apprentissage pour les utilisateurs et facilite l’automatisation à grande échelle.

Grâce à un tel système, vous pouvez non seulement gagner du temps et limiter les erreurs, mais aussi améliorer la qualité de votre relation avec vos fournisseurs, grâce à une meilleure planification et une visibilité accrue sur les futures commandes.

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5. Quels documents sont nécessaires pour une demande d’achat ?

La liste des documents nécessaires à l’émission d’une demande d’achat peut varier selon la taille et la politique de l’entreprise, ainsi que selon le type de commande. Toutefois, on retrouve généralement :

1. Formulaire de demande d’achat : Il contient toutes les informations de base (description du besoin, produit ou service, quantité, service demandeur, etc.).
2. Bon de commande (à générer une fois la demande validée) : C’est le document contractuel envoyé au fournisseur pour finaliser l’achat.
3. Validation interne (documents de signature électronique, ou validation par e-mail) : Pour prouver que la demande a été approuvée par les responsables compétents.
4. Devis ou offre du fournisseur (le cas échéant) : Permet de justifier le choix du fournisseur et de vérifier que les prix et conditions correspondent aux critères internes.
5. Article connexe (document de référence ou complémentaire, si la demande fait suite à un contrat-cadre ou s’inscrit dans un projet plus vaste).

L’objectif est toujours de disposer d’un dossier complet permettant de justifier l’achat et de faciliter la gestion documentaire. Chaque entreprise peut ajuster cette liste selon ses propres règles, mais la plupart comprennent ces éléments de base pour couvrir l’essentiel du processus.

6. Comment suivre une demande d’achat ?

Les étapes du processus de suivi

Après la création et la validation de la première étape du processus, le suivi de la demande d’achat est tout aussi important pour garantir la bonne exécution du processus. Voici les étapes principales :

1. Examen du service achats : Une fois un responsable examine la demande et l’approuve, le service achats la prend en charge. Il contacte le(s) fournisseur(s), négocie si nécessaire et finalise les informations manquantes.
2. Émission du bon de commande : Le bon de commande est transmis au fournisseur sélectionné, qui confirme la date de livraison.
3. Réception de la marchandise ou du service : Lors de la réception, il convient de vérifier la conformité (quantité, qualité, délai) par rapport à la demande initiale.
4. Facturation et paiement : Le fournisseur émet la facture, qui doit correspondre aux conditions négociées. Le service achats ou le service comptable vérifie le rapprochement bon de commande-facture avant d’effectuer le paiement.

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Les outils pour un suivi en temps réel

• Tableaux de bord : Ils permettent de visualiser toutes les demandes en cours, leur étape d’avancement, et d’agir rapidement en cas de blocage (problème de livraison, litige fournisseur, etc.).
• Alerts et notifications : Dans un logiciel de gestion moderne, vous pouvez configurer des alertes pour prévenir les responsables dès qu’une demande nécessite leur approbation ou qu’un délai est dépassé.
• Rapports automatisés : Des rapports réguliers (quotidiens, hebdomadaires, mensuels) aident à identifier les goulots d’étranglement ou les écarts budgétaires, et facilitent la prise de décision.

Le suivi en temps réel apporte une plus grande réactivité, tant pour les services internes que pour les fournisseurs. En cas d’information manquante ou de problème à résoudre, vous saurez à quelle étape du processus intervenir et quelle personne contacter.

7. Quels types de demandes d’achat existent ?

Les demandes d’achat ne sont pas toutes identiques. Leur nature dépend du type de produits, de la quantité souhaitée, des départements concernés, ou encore du service qui exprime le besoin. On peut distinguer plusieurs catégories :

1. Demande en interne ou indirecte
   • Ces demandes concernent souvent des fournitures de bureau, du type de matériel comme des appareils informatiques pour les employés, ou d’autres ressources nécessaires au fonctionnement de l’entreprise.
   • Elles sont généralement plus courantes et souvent récurrentes.
2. Demande pour la production ou le service client
   • Ce type de demande est directement lié au cœur de métier de l’entreprise (ex. composants pour une ligne de production, matériel pour un projet client).
   • Leur criticité est plus élevée, car elles impactent directement la satisfaction des clients ou la continuité des opérations.
3. Demande de services
   • Il peut s’agir de prestations de maintenance, de services de consultance, de formation, etc.
   • Ici, la négociation avec le fournisseur porte souvent sur les délais d’intervention, les résultats attendus ou les indicateurs de performance.
4. Demande exceptionnelle ou projet spécifique
   • Ce sont des demandes ponctuelles qui sortent du cadre habituel, par exemple l’achat d’une grosse machine ou l’organisation d’un événement.
   • Elles impliquent souvent plusieurs départements (financier, technique, logistique) et peuvent nécessiter des validations à des niveaux plus élevés.

Dans tous les cas, le service des achats se charge de traiter la demande, de comparer les offres, et de s’assurer du respect de la politique d’achats. Les responsables doivent veiller à ce que la procédure demeure la même, quelle que soit la nature de la demande, tout en l’adaptant aux besoins spécifiques de chaque situation.

Les meilleures solutions de gestion des demandes d’achat : cap sur l’efficacité et la personnalisation

Les meilleures solutions de gestion des demandes d’achat doivent offrir une méthode claire, une rédaction soignée et des workflows fluides. Il est essentiel de tenir compte des enjeux principaux de la chaîne de valeur, afin de viser une économie immédiate et pérenne. En général, un logiciel complet facilite la rédaction du formulaire de demande et simplifie l’appel aux fournisseurs.

Softyflow, solution low code, se distingue sur plusieurs points. Elle aide à la rédaction d’applications métiers personnalisées et propose une intégration facile avec la chaîne interne et la chaîne externe. En général, cela procure une meilleure précision dans les données, tout en permettant d’utiliser les outils existants. Cette flexibilité aide également à la gestion des approbations, ce qui se traduit par une économie de temps et de ressources. Un paramétrage facile contribue d’ailleurs à rendre l’ensemble du processus plus fluide.Enfin, Softyflow facilite l’appel à des modèles prédéfinis que chaque service peut rapidement utiliser. En général, la rapidité de déploiement aide grandement les équipes, leur permettant de gagner en agilité. L’appel d’un collaborateur en cas de blocage demeure aussi très simple. C’est ainsi qu’une approche low code garantit un pilotage optimal des demandes d’achat et une personnalisation adaptée à toutes les situations.

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Conclusion

La demande d’achat est un élément fondamental dans le processus global d’achat et d’approvisionnement d’une entreprise. Elle cristallise le besoin initial, en réunit toutes les informations essentielles (description, coût, fournisseur, délai, etc.) et donne le coup d’envoi à un circuit d’approbation rigoureux. Grâce à elle, chaque service peut formaliser ses besoins, les responsables disposent d’une vision claire des dépenses engagées, et la gestion financière et budgétaire est facilitée.

La mise en place d’une demande d’achat efficace implique de respecter plusieurs étapes clés : l’identification du besoin, la création d’un formulaire, l’approbation, la conversion en commande, la réception, puis la facturation et le paiement. Chacune de ces étapes nécessite une bonne coordination entre les départements concernés : service demandeur, service achats, service financier, etc.

Sur le plan des enjeux, on retiendra l’importance de la visibilité globale, du contrôle budgétaire et de la traçabilité. Dans un contexte de concurrence accrue, les entreprises doivent constamment améliorer leur processus d’achats pour rester compétitives. L’adoption d’un logiciel de gestion tel que Softyflow constitue une démarche judicieuse et importante, puisqu’elle permet d’automatiser la demande d’achat, de gagner du temps, de minimiser les erreurs et d’optimiser la relation avec les fournisseurs.

Enfin, qu’elle soit formalisée sur papier ou intégrée à un système numérique, la demande d’achat demeure un outil incontournable pour centraliser l’information, suivre l’étape suivante, et garantir la fiabilité du processus. En investissant dans une solution adaptée, en définissant une procédure claire et en engageant tous les utilisateurs (demandeurs, approbateurs, acheteurs), l’entreprise peut espérer un meilleur pilotage de ses dépenses, une plus grande efficacité et, in fine, un avantage concurrentiel certain.

service achats aguerri ou une organisation qui souhaite structurer ses procédures, l’implémentation d’une demande d’achat formelle est une étape incontournable pour contrôler les coûts, consolider les relations avec vos fournisseurs et faire converger tous les efforts vers le même objectif : une gestion performante et durable des achats.